Wat is ActiveCampaign en wat kunt u ermee?

Wat is ActiveCampaign?

ActiveCampaign is online software waarin u contacten bijhoudt, e-mails verstuurt en opvolging automatiseert. Het combineert drie dingen die vaak in losse tools zitten: een e-mailprogramma voor nieuwsbrieven en losse berichten, een automatiseringsmotor die taken en mails vanzelf laat plaatsvinden, en een CRM. CRM staat voor customer relationship management: een systeem waarin per contact vastligt wie het is, waar de aanvraag vandaan komt en wat de laatste stap was.

Het platform werkt in de browser, dus u installeert niets. U meldt zich aan bij de aanbieder zelf en kiest een abonnementsvorm die bij het aantal contacten en de gewenste functies past. Welke functies in welke vorm zitten, verschilt; controleer dat op het moment dat u de keuze maakt.

Hoe werkt het in de praktijk?

Alles begint bij een contact. Iemand vult een formulier in op uw website, u voegt zelf een naam toe of een koppeling zet de gegevens erin. Aan dat contact hangt u velden en labels: het onderwerp van de aanvraag, de regio, de dienst waar het om gaat.

Op basis van die labels bouwt u automatiseringen. Dat zijn reeksen stappen die starten bij een gebeurtenis, bijvoorbeeld een ingevuld formulier, en daarna zelf doorlopen: een bevestigingsmail direct, een herinnering als er na een paar dagen niets is gebeurd, een taak voor uzelf om te bellen.

Daarnaast is er een pijplijn: een overzicht met fasen waarin u een aanvraag verschuift van nieuw naar gesprek, voorstel en gewonnen of verloren. Zo ziet u waar aanvragen blijven hangen in plaats van alleen hoeveel er binnenkwamen.

• Contacten met eigen velden en labels per dienst of regio
• Formulieren en landingspagina's die contacten aanmaken
• Automatiseringen voor bevestiging, herinnering en interne taken
• Een verkooppijplijn met fasen van aanvraag tot gewonnen deal
• Rapportage over verzonden mails, reacties en deals

Voor wie is ActiveCampaign nuttig?

Het platform is bedoeld voor organisaties die meer aanvragen krijgen dan zij los in een inbox kunnen bijhouden. Voor een dienstverlener die per week aanvragen ontvangt via de website, telefoon en mail, is de winst vooral orde: elke aanvraag staat op één plek, met een status en een vervolgstap.

Het is minder zinvol wanneer er nauwelijks aanvragen zijn. Software lost geen tekort aan vraag op. Komt er per maand een handvol aanvragen binnen die u allemaal dezelfde dag belt, dan voegt een automatiseringsplatform weinig toe en is het verstandiger eerst aan de instroom en de website te werken.

Let ook op de inspanning. Iemand moet de automatiseringen bedenken, de teksten schrijven en de statussen bijhouden. Zonder discipline in het bijwerken van deals wordt het overzicht onbetrouwbaar.

De koppeling met uw website en advertenties

ActiveCampaign wordt sterker zodra het niet losstaat. Via een formulier of een koppeling op uw website komen aanvragen direct binnen, inclusief het onderwerp en de pagina waar iemand vandaan kwam. In WordPress kan dat met een formulier dat rechtstreeks contacten aanmaakt.

Aan de andere kant kunt u informatie terugsturen naar advertentieplatformen. Dat gebeurt met offline conversies: u meldt aan Google Ads welke aanvraag later een klant werd, zodat het systeem niet alleen op formulieren stuurt maar op echte opdrachten. Daarvoor moet de aanvraag in het CRM herkenbaar verbonden zijn met de klik waaruit die aanvraag ontstond.

Dat is ook de reden om statussen netjes bij te houden. Attributie, het toewijzen van een klant aan de campagne die hem opleverde, kan alleen kloppen als er in het CRM staat wat er met een aanvraag is gebeurd.

Grenzen en aandachtspunten

ActiveCampaign is een opvolgsysteem, geen bron van vraag. Het vult uw agenda niet als er geen bezoekers of aanvragen zijn; daar zorgen uw website, zoekresultaten en advertenties voor.

Denk verder aan zorgvuldig omgaan met gegevens. U bepaalt zelf welke gegevens u vastlegt en hoe lang, en u moet kunnen aantonen dat mensen toestemming hebben gegeven voor commerciële mails. Leg dat vast in het contact, zodat het later te herleiden is.

Praktisch punt: de beheeromgeving is Engelstalig van opzet, terwijl u alle e-mails, formulieren en velden zelf opstelt en dus gewoon in het Nederlands schrijft. Voor uw contacten is er dus geen taalbarrière.

Hoe wij hiermee werken

Wij gebruiken een platform als ActiveCampaign als onderdeel van één systeem: website, vindbaarheid, advertenties en CRM aan elkaar gekoppeld. Aanvragen komen direct binnen op één plek met herkomst en onderwerp, u krijgt meteen een melding, en de klanten die u wint sturen de campagnes bij. Zo rapporteren we op klanten in plaats van op klikken.