Leadgeneratie met HubSpot: wat het is en hoe het werkt

Wat is HubSpot?

HubSpot is een online platform voor marketing, verkoop en klantcontact, met een CRM als basis. CRM staat voor customer relationship management: een systeem waarin elke aanvraag, elk gesprek en elke deal bij de juiste contactpersoon wordt vastgelegd. Alles draait in de browser, dus u hoeft niets te installeren.

Rond dat CRM hangen modules: formulieren en landingspagina's, e-mail, taken en pijplijnen voor verkoop, en rapportages. U kunt klein beginnen met alleen het vastleggen van contacten en later uitbreiden. Wat u niet gebruikt, hoeft u ook niet in te richten.

Voor een dienstverlener is vooral die ene centrale plek interessant. Een aanvraag komt niet meer alleen in een mailbox terecht, maar krijgt een eigenaar, een status en een vervolgstap.

• CRM: alle contacten, aanvragen en gesprekken op één plek
• Formulieren en landingspagina's die aanvragen direct in het CRM zetten
• E-mail en automatisering voor opvolging
• Een verkooppijplijn met fases van aanvraag tot getekende opdracht
• Rapportages over aantallen aanvragen, doorlooptijd en gewonnen deals

Hoe werkt HubSpot in de praktijk?

Het begint bij het vastleggen. Iemand vult een formulier in op uw website of belt naar aanleiding van een advertentie. Dat contact komt als record in het CRM, met de bron erbij: welke pagina, welke campagne, welk zoekwoord.

Daarna verhuist het contact door uw pijplijn. U zet de status op nieuw, gesproken, offerte verstuurd of gewonnen. Elke stap is zichtbaar, ook voor collega's. Taken en herinneringen zorgen dat een aanvraag niet blijft liggen omdat iemand vergat terug te bellen.

Automatisering neemt het routinewerk over: een bevestigingsmail na een aanvraag, een taak voor de juiste persoon, een herinnering na een week stilte. U bepaalt zelf welke regels er gelden. Automatisering vervangt het gesprek niet, het zorgt dat het gesprek op tijd plaatsvindt.

Tot slot de terugkoppeling. Omdat in het CRM staat welke aanvragen klant zijn geworden, kunt u per campagne zien wat die echt heeft opgeleverd.

Wat HubSpot betekent voor uw leadgeneratie

Zonder CRM stuurt u op klikken en formulierinzendingen. Dat zegt weinig, want tien aanvragen uit de ene campagne kunnen minder waard zijn dan drie uit de andere. Met een CRM koppelt u de uitkomst terug aan de bron en stuurt u op kosten per klant.

Die terugkoppeling kunt u ook technisch doorzetten naar uw advertenties. Dat heet offline conversies: u stuurt vanuit het CRM terug welke aanvraag een getekende opdracht werd, zodat Google Ads leert op welk type aanvraag het moet bieden. Het advertentiesysteem optimaliseert dan op omzet in plaats van op formulieren.

Daarnaast maakt een CRM zichtbaar waar aanvragen sneuvelen. Blijven contacten hangen tussen aanvraag en offerte, dan zit het knelpunt in de opvolging en niet in de campagne. Dat onderscheid kunt u zonder CRM niet maken.

Wanneer is HubSpot geschikt, en wanneer niet?

HubSpot past goed bij dienstverleners met een verkooptraject van meerdere contactmomenten: een aanvraag, een gesprek, een offerte, een beslissing. Juist dan helpt het om te zien waar elk contact staat. Ook bij meerdere mensen die aanvragen opvolgen is een gedeeld systeem nuttig.

Krijgt u weinig aanvragen en handelt u die direct telefonisch af, dan is een volledig ingericht platform overkill. Begin dan met het vastleggen van de bron van elke aanvraag en breid uit wanneer het volume groeit.

Belangrijk: HubSpot is geen vervanging voor een website die aanvragen oplevert, en ook geen vervanging voor campagnes. Het is de laag eronder die vastlegt wat er met die aanvragen gebeurt. Een leeg CRM levert niets op.

• Geschikt bij een verkooptraject met meerdere contactmomenten
• Geschikt als meerdere mensen aanvragen opvolgen
• Geschikt als u wilt sturen op kosten per klant in plaats van per klik
• Minder nodig bij een enkele aanvraag per week die u direct afhandelt

Waar u op moet letten bij de inrichting

Een CRM valt of staat bij consequent gebruik. Spreek af welke fases uw pijplijn heeft en wat elke fase precies betekent, anders staan er na een maand contacten in vier verschillende statussen die hetzelfde bedoelen.

Zorg dat de bron automatisch wordt meegegeven. Komt een aanvraag binnen zonder campagne, zoekwoord of pagina, dan mist u later precies de informatie waar het om draait. Dat regelt u bij het koppelen van de formulieren en de tracking, niet achteraf.

Houd het klein bij de start. Een paar velden die iedereen invult zijn meer waard dan dertig velden die half leeg blijven. U kunt altijd uitbreiden zodra duidelijk is welke informatie u in de gesprekken echt gebruikt.

Wij richten het CRM in als onderdeel van één systeem, samen met de website en de campagnes, zodat gewonnen opdrachten terugvloeien naar de advertenties en u per maand ziet wat een klant kost.